Uma das prioridades e focos do TCESP está ligada ao controle efetivo dos adiantamentos e com o advento do AUDESP novas regras e controles passaram a ser tratados, onde foram instituídas (03) três Contas Correntes, sendo:
- Conta Corrente 19 - Adiantamentos-Concessão (identifica a data de entrega do numerário).
- Conta Corrente 20 - Adiantamentos-Utilizado (identifica a data da prestação de contas referente ao valor que foi utilizado).
- Conta Corrente 21 - Adiantamentos-Devolução (identifica a data de devolução do recurso não utilizado).
Outros dados também são informados através das remessas, como o número do empenho, código do credor ou fornecedor.
A Lei nº 4.320, de 1964, através dos artigos 68 e 69 já tratam sobre o regime de adiantamentos.
Art. 68. O regime de adiantamento é aplicável aos casos de despesas expressamente definidos em lei e consiste na entrega de numerário a servidor, sempre precedida de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas, que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.
Art. 69. Não se fará adiantamento a servidor em alcance nem a responsável por dois adiantamento. (Veto rejeitado no D.O. 05/05/1964)
Alguns procedimentos devem ser adotados pelas entidades fiscalizadas:
1º - Autorização bem motivada do ordenador da despesa; no caso de viagens, há de se mostrar, de forma clara e não genérica, o objetivo da missão oficial e o nome de todos os que dela participarão.
2º - O responsável pelo adiantamento deve ser um servidor e, não, um agente político; tudo conforme Deliberação do TCE-SP (TC-A 42.975/026/08).
3º - A despesa será comprovada mediante originais das notas e cupons fiscais; os recibos de serviço de pessoa física devem bem identificar o prestador: nome, endereço, RG, CPF, nº
de inscrição no INSS, nº de inscrição no ISS.
4º - A comprovação de dispêndios com viagem também requer relatório objetivo das atividades
realizadas nos destinos visitados.
5º - Em obediência aos constitucionais princípios da economicidade e legitimidade, os gastos devem primar pela modicidade.
6º - Não devem ser aceitos documentos alterados, rasurados, emendados ou com outros artifícios quem venham a prejudicar sua clareza.
7º - O sistema de Controle Interno deve emitir parecer sobre a regularidade da prestação de contas.
8º - A fim de satisfazer o princípio da transparência fiscal, há de também haver específica Ativa para recepcionar despesas sob o regime de adiantamento.
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