A contabilidade e as demais fontes de informação

Cada vez mais os órgãos públicos estão tendo que se adaptar à nova realidade da era da tecnologia da informação: a necessidade de evolução nos fluxos das informações.

Com a chegada do balanço anual, que novamente se aproxima nos órgãos públicos, levantamos uma questão importante: o balanço não é apurado apenas pela contabilidade. O balanço anual é responsabilidade de todos os setores!

Que a contabilidade deve registrar todos os atos e fatos ocorridos seguindo todos os critérios e postulados estabelecidos pela norma contábil, não é novidade para ninguém. Mas na era da informação temos que considerar o seguinte fator: a consistência dos dados é obrigatória.

Quase nenhuma informação nasce no setor de contabilidade de uma entidade: todas vem de outros setores e ali são registradas e acompanhadas:

 Os controles externos (entenda-se os tribunais de contas) já estão se informatizando e cruzando as informações entre os departamentos. E em decorrência disso, estão efetuando apontamentos nos relatórios de autoria, referente à divergências de informações entre os setores (com toda a razão, diga-se). Isso porque não há razão para o inventário no setor de patrimônio apresentar um valor X e na contabilidade estar registrado o valor Y. O mesmo pode ser dito para os demais setores: a contabilidade deve refletir a informação real.

Algumas dicas para um "bom balanço":

• Procure integrar todos os sistemas informatizados com a contabilidade para eliminar o retrabalho e minimizar as chances de erros;
• Peça para os setores através de ofício os valores finais do exercício, para confrontar com a contabilidade (nunca "de boca");
• Institua reuniões periódicas para analisar as informações: não deixe as análises apenas para o final do ano;
• Não deixe a contabilidade ser apenas um setor de prestação de contas. Crie relatórios gerenciais de acompanhamento e auxilie o gestor;
• Sempre que possível, descentralize o trabalho.

A contabilidade Pública e o Balanço Social

O Balanço Social é mais uma das peças que acompanham os demonstrativos contábeis.

Conrforme previsto na NBCT 15, O Balanço Social não é obrigatório para as empresas, porém caso o mesmo seja publicado, deve esse obedecer as regras previstas nessa norma contábil.

Conforme previsto nas normas, devem publicar esse balanço todas as entidades, independente de porte, que querem demonstrar à sociedade a sua responsabilidade social, devem divulgar Informações de Natureza Social e Ambiental: aqui englobamos as entidades privadas, com ou sem fins lucrativos, além das entidades do setor público.

Mais um detalhe: caso o mesmo seja adotado, é obrigatório que seja elaborado por um profissional de contabilidade.

Aí lançamos a pergunta: com todas as mudanças que temos acompanhado na contabilidade pública, com a alteração de relatórios e a criação de outros, porque a contabilidade pública não inclui esse balanço ao menos de forma opcional?

Pra quem é da área pública e nunca se debruçou sobre esse balanço, levantamos as principais informações que deverão constar nele:

• Geração e Distribuição de Riqueza
• Recursos Humanos
• Interação da Entidade com o Ambiente Externo
• Interação com o Meio Ambiente
• Outras Informações

Para ter acesso à Resolução 110/2004 do CFC que regula esse balanço, clique aqui.

Balanço Contábil de 2010: Novas práticas a serem adotadas

A contabilidade do setor público vive um importante momento: em 2010  esse será o primeiro balanço a ser elaborado utilizando as regras trazidas pelas NBCASP.

Assim, o contador deverá adotar novas práticas contábeis, e deverá abandonar aquela metodologia utilizada até 2009 de fazer o balanço apenas para a conferência do Tribunal de Contas... o balanço deverá cumprir a sua missão: evidenciar o patrimônio público e as suas variações patrimoniais de forma clara, afim de que toda a população possa minimamente entendê-lo.

Algumas novas práticas que o contador deverá adotar a partir de 2010 (algumas nem são tão novas assim):

• Deverá utilizar notas explicativas para os balanços, detalhando as informações listadas com informações úteis a quem os estiver analisando. Por exemplo: um valor de 75.000,00 listado na DVP com o título "Desincorporação de passivos". Obviamente ninguém entenderia sobre o que se trata. Cabe ao contador então efetuar esse detalhamento.
• O contador deverá iniciar um trabalho (de longo prazo é verdade) de mensurar corretamente os seus ativos e passivos de acordo com a NBCT 16.10. Aplicando-se essa regra na íntegra, devemos iniciar um trabalho de avaliar os nossos ativos conforme a ciência contábil: apenas os ativos que tragam  ou possam trazer benefícios são considerados ativos; além disso, os créditos devem ser listados a valor presente com a criação de contas de provisão para perdas.
• O contador deve implementar controles internos afim de garantir que o imobilizado esteja controlado na sua entidade, com o levantamento de inventário anual completo e com valores equivalentes aos valores publicados no balanço patrimonial.
• As receitas devem estar todas contabilizadas pelo regime de caixa, em conformidade com o artigo 35 da lei 4320, sem que nenhum valor tenha sido deixado para ser apropriado no próximo exercício;
• Nenhuma despesa deve ser deixada para ser contabilizada no próximo exercício (as despesas são contabilizadas por competência). Assim, a prática de "não empenhar" serviços que já tenham sido prestados é inadmissível e contraria a lei 4320, que prevê empenho prévio (artigo 60).
• Transparência: os balanços devem ser publicados no site da entidade, juntamente com os relatórios de acompanhamento da LRF e o parecer prévio do Tribunal de Contas, além da publicação das informações relativas à lei federal 9755/98.

A Secretaria do Tesouro Nacional divulgou durante a última ACOPESP em São Sebastião/SP, que estará sendo criado um prêmio para os melhores balanços públicos... será o reconhecimento pelo esforço dos contadores.

Conferências no Balanço Patrimonial e na DVP

Nesse momento a contabilidade de todos os municípios do país tem empregado todos os seus recursos nos esforços para efetuar o fechamento do balanço de 2009. Seguem algumas dicas de conferências a se efetuar nas principais peças de balanço (DVP e BP):

DVP - DEMONSTRAÇÃO DAS VARIAÇÕES PATRIMONIAIS

Verificar nesse relatório:

• Se não existe nenhum valor com sinal negativo. Se houver, algum lançamento de encerramento contra as variações foi feito no nível errado (ao invés de lançar no resultado diminutivo lançou-se no resultado aumentativo ou vice-versa)

• No caso de Câmaras, autarquias ou fundações que recebam valores de Transferências financeiras, o valor do repasse deverá estar demonstrado na coluna da esquerda do demonstrativo, para representar a entrada do valor.

• Nas Prefeituras, se o relatório for emitido apenas com os dados isolados da prefeitura, o valor será demonstrado apenas na coluna da direita, com o nome de Repasses Concedidos ou transferências financeiras concedidas.

• Nas Prefeituras, se o relatório for emitido de forma consolidada, o valor transferido para as Unidades Descentralizadas, como Câmara e autarquias, deverá estar demonstrado com o mesmo valor nas duas colunas.


BALANÇO PATRIMONIAL

Verificar nesse relatório:

• O resultado apresentado no Balanço Patrimonial deverá ser igual ao valor apurado na DVP do exercício.

• O saldo patrimonial apurado de 2009 (Ativo Real Líquido) deve ser igual à soma do Balanço Patrimonial de 2008 + o Resultado da DVP do exercício.

• Conferir ainda se não existe algum nível com saldo negativo, que representaria a inversão de saldo de uma ou mais contas.

• Nas Prefeituras, conferir se foi efetuada a consolidação patrimonial das demais entidades do municípios (Câmaras Municipais, Autarquias, Fundações Públicas).

O balanço anual e as notas explicativas

Os municípios estão nesse momento efetuando os lançamentos de ajuste e as conferências do balanço anual de 2009.

Nesse momento é importante lembrar uma figura importantíssima: as notas explicativas.

As notas explicativas estão assim definidas na NBC T 16.6 (NBCASP):

39.     As notas explicativas são parte integrante das demonstrações contábeis.

40.     As informações contidas nas notas explicativas devem ser relevantes, complementares ou  suplementares àquelas não suficientemente evidenciadas ou não constantes nas demonstrações contábeis.

41.       As notas explicativas incluem os critérios utilizados na elaboração das demonstrações contábeis, as informações de naturezas patrimonial, orçamentária, econômica, financeira, legal, física, social e de desempenho e outros eventos não suficientemente evidenciados ou não constantes nas referidas demonstrações.

Salientamos a importância da utilização das notas explicativas a serem entregues ao controle externo (Tribunal de Contas), visto a sua enorme contribuição para a compreensão das demonstrações.

Recomendamos a leitura da portaria STN 751/09, que contém uma excelente descrição de como devem ser elaboradas as notas explicativas.

Que tal passarmos a adotar as normas explicativas de forma efetiva a partir do balanço de 2009?